10 pasos para una reunión productiva

En ocasiones somos invitados a reuniones corporativas las cuales no controlamos. ¿Qué podemos hacer cuando nos invitan a una?

1. Debemos conocer de que se trata la reunión y el objetivo: toma un momento y contacta al organizador antes de la reunión, pregúntale que te explique, en 10 palabras o menos, el objetivo de la reunión y quienes participarán.  Conociendo el objetivo puedes lograr que el mismo se alcance.

2. Plantéate que tú quieres lograr con la reunión: esta es una buena oportunidad para lograr algo del grupo de personas que estarán reunidas contigo pero recuerda hazlo antes de comenzar o después de terminar la reunión.

3. Prepárate para lo que tienes que decir: con una lista de al menos 5 temas relacionados al objetivo puedes lograr el enfoque mental necesario.

4. Toma minutas productivas: enfócate en escribir lo que se pondrá en práctica, las decisiones  tomadas e información clave. No escribas todo lo que sucede, tu atención no debe ser perturbada por el proceso de escribir.

5. Ayuda a mantener reglas de orden: todos deben respetar el tiempo de los demás, los puntos y los comentarios deben surgir ordenadamente y continuar con los próximos puntos.  Conviértete en el que establece el orden. Todos los participantes te lo agradecerán.

6. Escucha al interlocutor, pregunta: así la reunión será más interesante y recuerda que el interlocutor tiene que informar por eso están en la reunión.

7. No desvíes la discusión: pregúntate si lo que vas a decir tiene relación o aporta a la reunión sino es así apuntalo para cuando se acabe la reunión.

8. Pregunta lo que se pondrá en práctica: las decisiones y lo que tenemos que hacer deben ser repetidas al final de la reunión. Eso evita malos entendidos entre los participantes.

9. Cuando se logre el objetivo ayuda a terminar la reunión: si entiendes que se logró el objetivo compasivamente y con elegancia termina la reunión antes que se vuelva inmanejable.

10. Haz las preguntas después de la reunión con la lista que preparaste en el paso 2.

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Integration Architect